قبل المعرض
العرض في GESS 2011
عندما تنوي تنظيم معرض خاص بك، لن يكون عليك التفكير ملياً بالاستراتيجية التي تبغي اتباعها والأهداف التي تريد تحقيقها فحسب، بل عليك أن تضع كذلك وبمنتهى الدقة الخطة التي ستمكنك من إدارة المعرض على الوجه الأمثل.
الاستراتيجيات والأهداف
- من تريد أن تستقطب؟
- ماذا ستخبرهم؟
- كيف ستبرز على حلبة المنافسة؟
- ماهو الانطباع الذي تريد أن تتركه؟
- هل ستروج لميزات معينة أو تستعرضها؟
- ماهي المواد الترويجية التي ستستخدمها- مثل الشاشات واللوحات الإعلانية والملصقات والبروشورات والمنشورات والعينات والهدايا؟ استثمر بترجمة بعض من موادك البيعية إلى اللغة العربية لتكون جاهزة في مكان العرض المخصص لك.
التخطيط
- روّج لمعروضاتك. أخبر العملاء المحتملين عن الأسباب التي تجعلهم راغبين بزيارة مكان العرض المخصص لك.
- استعن بخدمات قسم العلاقات العامة لدينا للترويج لشركتك في معرضنا.
- عيّن الموظفين الذين سيعملون لديك أثناء المعرض، وحدد ماهي الخبرات الفنية ومهارات التواصل التي ينبغي عليهم حيازتها؟
- اطلب كل ما تحتاج إليه وأنتجه قبل فترة زمنية كافية من المعرض. استثمر بترجمة بعض البروشورات والعروض الترويجية إلى اللغة العربية (أو الانجليزية بحسب اللغة المستخدمة)، فهو استثمار حكيم.
- ضع قائمة بالأمور التي ينبغي إنجازها، والمواعيد النهائية للإنجاز، ومن سيعمل على إنجازها.
- احرص على أن يفهم كل من موظفيك المسؤوليات الموكلة إليهم.
تفاصيل عملية
- احجز مكانك في أبكر وقت ممكن لتحصل على الموقع الذي تريده.
- تصفح الدليل الإلكتروني لتطلع على المعدات المتوفرة برسم التأجير مثل الطاولات والكراسي وشاشات البلازما وغيرها.
- قم بتأمين المعدات التي ستحضرها بنفسك ورتب أمورك بحيث تصلك إلى مكان العرض. إن الالتزام بمواعيد الشحن النهائية حاسم للتأكد من وصول المعدات في الوقت المحدد.
- المساحة المخصصة لك وأن تتلائم مع المعدات الموجودة.
- تحقق من سلامة التجهيزات- مثل منافذ الطاقة و/أو الاتصال بشبكة الإنترنت- وغيرها من التجهيزات اللازمة للمعدات الكهربائية التي تنوي استخدامها في مكان العرض المخصص لك.
- احرص على أن يتوفر لديك ما يكفي من المنتجات والمواد الإعلانية.
الميزانية
- ضع ميزانية مفصلة لتتحكم بكافة التكاليف.
- خصص قسماً منها للظروف العارضة.
الهدايا
الهدف من الهدايا الترويجية تذكير العملاء بمجال عملك وتعزيز الرسالة التي تنوي إيصالها إليهم من خلالها. اختر أشياء سيستخدمها عملاؤك بحيث تصنع لديهم الانطباع الصحيح عما
تقوم به من أعمال. واسمح لنا بتذكيرك أن الاستثمار بترجمة مواد العرض إلى اللغة العربية (أو الانجليزية حسب اللغة المستخدمة) سيعود عليك بأطيب الأثر.
ما ينبغي إنجازه في مكان العرض
· اعمل على أن تتميز المساحة المخصصة لك بطابع ترحيبي ودود.
· إن كنت تعرض منتجاً، اعمل على إبرازه.
· ضع موظفيك في مقدمة المكان المخصص لك لكي يدعوا الزوار للدخول إليه. صحيح أن الشرق الأوسط يتميز بحسن الضيافة، لكن يقع على عاتقك أنت أن تشجعهم على القدوم إليك.
· لا تتناول وجبات الطعام أو تتفقد بريدك الإلكتروني أو تنجز أي نوع إضافي من العمل ضمن مكان العرض المخصص لك.
· احرص على أن يتواجد موظفون في مكان العرض المخصص لك طوال الوقت.
